دسته: فنی و مهندسی
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 1294 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 87
بررسی تحلیل فناوری اطلاعات (IT)
مقدمه:
اطلاعات همانند خونی است که در کالبد سازمان جریان می یابد و به آن حیات می بخشد، اطلاعات می تواند فرایند تصمیم گیری را در مورد ساختار، تکنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل می سازد، توسعه فن آوری اطلاعات مانند کامپیوترها و وسایل ارتباط الکترونیکی ماهیت بسیاری از کارهای دفتری را دگرگون کرده اند، شبکه های کار در خانه و خودکار شدن، امکان محدود کردن بعضی بخشها و کاهش تعداد کارکنان سازمان را فراهم آورده اند. از این پدیده ها (فن آوری اطلاعات) ممکن است چنین استنباط شود که سازمانهای بزرگ کوچکتر می شوند و گرایش بسوی انواع انعطاف پذیرتر و کوچکتر سازمان نیرومندتر می شود.
فن آوری اطلاعات همچنین می تواند منجر به تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بین المللی باشد. زیرا این فن آوریهای اطلاعاتی و کامپیوترها می توانند تاثیر شدیدی بر عملکردهای اقتصادی و اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند. هم در پیش بینیهای خوشبینانه از نظر ابعاد مثبت تاثیرات فن آوری اطلاعات بر شیوه های زندگی و هم در بدبینیهای موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر، بر بازار کار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد. در حال حاضر فن آوری اطلاعات مهمترین مساله ای نیست که یک کشور بخصوص با آن روبرو باشد بلکه تجلی آن بعنوان سریع التغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از کشورها، مساله ساز است. این فن آوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینه ها با سرعت قابل توجه کاهش می یابند. دامنه کاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینه های مربوط به نیروی انسانی از اهمیت بسیار برخوردار است.
همچنین کاربرد این فن آوریهای اطلاعاتی در سازمانها در حکم یکی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و تعیین استراتژی صحیح برای کاربرد آن ضروری است.
البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حکم منبعی همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و ... و گاه مهمتر از این ها، امر راحتی نیست. حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی عنصری غیر ملموس در حکم منبع اصلی امکانات حیاتی، مشکل است. اما اگر درست توجه کنیم می بینیم که چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهره وری و سوددهی هر سازمانی و بهینه سازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر می گذارند. اطلاعات در حیات هر سازمانی می تواند نقش مهمی را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسیله ای است که امکان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم می آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شکل موثری اداره نمی شود و با وجود آنکه در بسیاری از سازمانها، اطلاعات با فن آوری پیشرفته همراه شد و نظام های پیچیده خودکار برای خدمات اطلاعات و همچنین نظامهای خودکار دفتری و اداری در سطح وسیع به کار گرفته می شوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراکز خدمات اطلاعاتی و چگونگی و میزان کاربرد این فن آوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.
می توان اولین گام برای کاربرد فن آوریهای اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوه آن دانست. همان طوری که با فعالتر شدن مدیریت، بکارگیری اصول و علوم آن ساده تر گردید، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به کاربرد فن آوریهای اطلاعاتی و نیز نقش آفرینی اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهره گیری از آن آگاه تر خواهیم شد.
تکنولوژی (فن آوری):
تکنولوژی یکی از عوامل موثر و تعیین کننده در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تکنولوژیکی باعث پیدایش صنایع و مشاغل جدید و از بین رفتن یا بی اهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی می گردد. بنابراین ورود تکنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید می آورد که از جمیع جهات بر سازمان تاثیر می گذارد. تکنولوژی ترکیب جدیدی از تلاش انسان، ماشین ها و تجهیزات و روشهای انجام کار را ایجاد می کند که نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب ترکیب صحیح می باشد. در مفهوم واقعی تکنولوژی، اتفاق نظر کامل وجود ندارد. برداشتهای متفاوت از تاثیر تکنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تکنولوژی در سازمان نیز متفاوت بوده است و عده ای کل سازمان را بعنوان استفاده کنندگان تکنولوژی های متفاوت و حتی عده ای دیگر فرد را بعنوان یک واحد تاثیرپذیر تکنولوژی مورد بررسی قرار داده اند.
به همین جهت تعریف واحدی از تکنولوژی ارائه نشده است.
به هر حال، تکنولوژی عبارتی است که برای هر نوع سازمانی قابل کاربرد است. سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از تکنولوژی استفاده می کنند. همه سازمانها به این منظور بوجود آمده اند که تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تکنولوژی است. البته شیء مذکور حتما نباید دارای شکل ظاهری و مادی باشد، بلکه می تواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد. محسوس و ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت تکنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی که در یک پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار می گیردبه همان نحو نیز در یک موسسه بیمه مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. (Scott. Bedeian. 1986)
تکنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج پر ارزشی است که نوع بشر پس از قرن ها تلاش برای دانستن و کاربرد دانشها برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یک کلام می توان گفت تکنولوژی دستاورد دانش است. (هوا کیمیان، 1374، ص 20)
علم، صنعت و تکنولوژی می توانند جامعه و جهان را متحول کنند تا آن حد که پایه گذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگی های کاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ژاک سروان شرایبر» نویسنده کتاب (تکاپوی جهانی) از لحظه های استثنایی و دگردیسی جوامع سخن می گوید که پیشرفت تکنولوژی زمینه ساز آن خواهد بود. شرایبر می گوید «ما در لحظه ای استثنایی از دگردیسی جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی می کنیم، لحظه ای که نظیر آن در طول قرن ها کمتر پیش می آید... شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار کتاب «تکاپوی آمریکا» استناد می کند.
پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقی را به لرزه در آوردند. زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی جامعه قرون وسطی شکاف ایجاد کرد. این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.
شرایبر ابراز امیدواری می کند که این بار تحول جهان به گونه ای باشد که همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و بهرورزی بهره گیرند. او می گوید «البته اراده و حماسه را نباید از ماشین های کوچکی که مردمان سواحل اقیانوس آرام یکی پس از دیگری به خدمت ذکاوت انسانها در می آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و باید جامعه اطلاعات که هم اکنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده می شود، به اشتغال کامل استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یک انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری است...»
با این تفاسیر باز بنظر می رسد که هنوز نمی توان تعریف جامعی را از تکنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از بررسی تعاریف متعدد از تکنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تکنولوژی را جامع تر یافتیم مینتز برگ تکنولوژی را عبارت از ابزاری می داند که برای دگرگون کردن «وارده یاin Put» به «ستاده یا Out Put» در هسته عملیاتی بکار می رود. مجموع تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را تشکیل می دهند که شامل سه تکنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام کار می باشد. (مینتز برگ، 1371 ص 17)
همانطور که در صفحات پیشین اشاره کردیم تکنولوژی یکی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است. و از نخستین سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فن آوری و پیشرفتهای آن بود که ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثیر فن آوری بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظه ای به منظور شناخت ماهیت و عوامل موثر در فن آوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم کرد:
1- پژوهش وود وارد:
خانم جون وود وارد (1971 1916 م) استاد جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تکنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع کرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی است که وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهش های مناسبات انسانی در دانشکده فنی اسکس جنوب شرقی بر روی تکنولوژی و ساختار در شرکتهای تولیدی بعمل آورده است. بعدها او و همکارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها نیز افزودند. وود وارد و همکارانش حدود 100 شرکت را مورد مطالعه قرار دادند که اطلاعات بدست آمده از هر شرکت با شرکتهای دیگر متفاوت بود شاید یکی از دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شرکتها بود که یکی شاید 10 کارمند و دیگری 100 کارمند داشت. (نمودار 1 2)
وود وارد سازمانها را در سه گروه کلی فره مند، سنتی و بور و کراتیک جای داد و در این نوع طبقه بندی نکاتی از قبیل: سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایین ترین سطح، حیطه نظارت و یا میانگین افرادی که زیر نظر یک سرپرست بکار اشتغال دارند، میزان ابهام یا وضوح در شرح وظایف کارکنان، حجم مکاتبات و دستور العمل ها، میزان تقسیم وظایف کارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند. وود وارد درمی یابد که سازمانها از نظر ویژگی های بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در یکجا افراد تحت سرپرستی یک سرپرست خیلی کم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداکثر 8 رده می رسید و ارتباطات در جایی بکلی بصورت شفاهی انجام می گرفت اما در جایی دیگر همین ارتباطات کلا بصورت کتبی صورت می پذیرفت. او از خود پرسید این تفاوتها ناشی از چیست؟
گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض کردند که ممکن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها دلیل اختلافشان باشد. اما به جوابی نرسیدند. ولی وقتی تفاوت بین فنون متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فن آوری تولید با سلسله مراتب، حیطه نظارت و آن ویژگی های سازمانی فوق الذکر ارتباط دارد. وود وارد و همکارانش ادعا نکردند که فن آوری تنها عامل موثر در ساختار یک سازمان است همچنان که نگفتند مدیران نمی توانند بر ساختار سازمان ها اثر بگذارند اما تاکید کردند که فن آوری در ساختار سازمان اثر عمده ای دارد.
نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل می باشد:
1 ساختار سازمان با فن آوری ارتباط دارد.
2 سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فن آوری تولید بیشتر می شود.
3 تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.
4 هزینه نیروی کار همراه با افزایش پیچیدگی فن آوری کاهش می یابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از کل هزینه های تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته می رسد.
5 نسبت کارکنان اداری و سرپرستی به کارگران ساعت مزد با پیچیدگی فن آوری کاهش می یابد.
6 با پیچیدگی فن آوری سطح تحصیلات کارکنان بالا می رود.
7 با افزایش پیچیدگی فن آوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش می یابد.
8 سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطاف پذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.
9 ارتباطات کتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات کتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.
10 تقسیم کار و تخصص در تولید انبوه شدید است.
11 علی رغم نیاز به کنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.
(رحمان سرشت، 1377، ص 134 132)
لازم به یادآوری است که خانم وود وارد شرکتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم کرد:
1 تولید تک محصولی و دسته های کوچک: که این شرکتها معمولا به صورت کارگاه هستند و سفارشات اندک می گیرند و بر طبق خواست مشتری عمل می کنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای پیشرفته و مکانیزه ندارند.
2 تولید انبوه و دسته های بزرگ: که یک نوع فرایند تولید یا ساخت است که از قطعات استاندارد استفاده می کند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.
3 فرایند تولید مستمر: در فرایند تولید مستمر همه کارها بوسیله دستگاههای پیشرفته و مکانیزه انجام می شود. در این فرایند چیزی بنام شرع یا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد. (دفت، 79، ص 211 207)
تاریخچه فن آوری اطلاعات:
تاریخچه فن آوری اطلاعات به چهار دوره اصلی تقسیم بندی می گردد و هر یک به وسیله فن آوری اصلی که در آن زمان برای حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بکار می رفته متمایز می گردد. این چهار دوره عبارتند از:
عصر قبل از مکانیکی (1450 3000 قبل از میلاد مسیح)
عصر مکانیکی (1840 1450 پس از میلاد مسیح)
عصر الکترو مکانیکی (1940 1840 پس از میلاد مسیح)
عصر الکترونیک (زمان حال 1940 پس از میلاد مسیح)
چگونگی ذخیره و نمایش اطلاعات بگونه ای که دقیق و روشن و دائمی باقی بماند، از جمله مسائل اساسی بود که انسانها در طی دوره ما قبل مکانیکی با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولین سیستم های نوشتاری و شمارش، ایجاد سیستمهای شمارش 9 رقمی و سپس 10 رقمی، کاغذ، قلم، کتاب و کتابخانه به انسان امکان غلبه بر موانع و شناخت بهتر جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال دیده هایش بپردازد. اما زمان و هزینه زیادی مورد نیاز بود و برای همه بهره گیری از این امکانات ممکن نبود. مخترعین با بهره گیری از ابزارها و فن آوری موجود (چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مکانیکی بوسیله آنها) ماشین هایی را اختراع نمودند که برخی کارها را که انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جای او انجام می داد. (عصر مکانیکی). با پیچیده تر شدن نیازهای جوامع صنعتی، نیاز به فن آوری قدرتمندتر برای پشتیبانی از سیستم های اطلاعاتی پیشرفته افزایش می یافت. دستیابی به روشهایی برای مهار الکتریسیته کلید پیشرفت در این دوره (الکترو مکانیکی) بود و دانش و اطلاعات می توانست تبدیل به ضربات الکتریکی گردد. در طی 50 سال پس از عصر الکترو مکانیکی نیاز به فن آوری سریع تر، قدرتمند تر و معتبرتر برای کمک به انطباق با تغییرات سریع دنیای اطراف. یک مساله کلیدی بود و کشف فن آوری دیجیتال که قادر بود این نیاز را مرتفع سازد پیشرفت اصلی این دوره بود.
و حذف افزونگی اطلاعات و عدم یکدستی است. (سعادت، 1374، ص 21)
معرفی چند نمونه از فن آوریهای اطلاعاتی:
پست صدا:
یکی از زمینه های تحقیقی جالب و در حال توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظام های پست صدا سه عمل را انجام می دهند: ضبط و ارسال صدا: در این نوع فن آوری شخص تلفن کننده بجای شماره مخاطب شماره نظام و شماره پست الکترونیکی را می گیرد و پیامهای خود را به صندوق پستی گیرنده ارسال می دارد دریافت کننده هم با سیستم ارتباطات تلفنی تماس برقرار می کند و پیامهای خود را با صدای ارسال کننده دریافت می کند.
پاسخگویی تلفنی: نظامهای پست صدا به تنهایی قادر به جوابگویی به پیام های تلفنی نیستند. این نظام ها فقط از یک طرف پیام را گرفته ضبط و سپس برای طرف دیگر ارسال می کنند. اما هم اکنون در بعضی از انواع PABX امکانات پاسخگویی تلفنی فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پیام ها به پست صدا هدایت و متعاقباً از گیرنده درخواست می شود که پاسخ خود را آماده کند.
اعلام پیام: در گذشته، استفاده کنندگان از پست صدا یا شخصاً با سیستم تلفن تماس می گرفتند یا منتظر برقراری ارتباط با سیستم تلفن می شدند و کسی که پاسخ می داد و پیام را دریافت می کرد. اما با پیشرفت فن آوری هرگاه متقاضی پیامی داشته باشد سیستم را مطلع می سازد.
پست الکترونیک: خدمات مربوط به متن و پیام به نوار این امکان را می دهد تا پیامهایی را که بصورت متون کوتاه نوشته شده اند بصورت یک به یک یا یک به چند معادله کنند. اصطلاح پست الکترونیکی که برای این کار استفاده می کنند. معمولاً طیف وسیعتری مانند فاکس مایل (نمابر) تلکس و خدمات دیگری از این قبیل را نیز شامل می شود. ویژگی مهم خدمات پیام اینست که فرستنده و گیرنده در زمان و مکان مناسب نسبت به ارسال پیام عمل می کند.
نظامهای کنفرانس رایانه ای:
این نوع نظامها امکان مکاتبات چند نفره را فراهم می کنند. کاربرد اصلی این نظامها در تبادل نظر افراد با یکدیگر و در حقیقت تشکیل کنفرانس الکترونیکی است.
تابلو اعلانات الکترونیکی:
یکی از انواع نظامهای کنفرانس، تابلوی اعلانات الکترونیکی یا «بولتن برد» است. این نوع نظامها امکانات ارسال پیام را به همه اعضای شبکه یا اعضای شبکه های متصل به شبکه را ارسال کننده فراهم می آورد.
کنفرانس از راه دور به صورت سمعی و بصری: این خدمات امکان تبادل اطلاعات بین مردم نقاط مختلف را بصورت سمعی و بصری رادیوئی و تلویزیونی فراهم می آورد چهار نوع نظام کنفرانس از راه دور وجود دارد که به ترتیب عبارتند از، ویدئو تمام حرکت با حرکت کند، گرافیکی، سمعی و بصری.
شبکه های مجتمع: شبکه مجتمع به شبکه ای گفته می شود که شکلهای متنوع اطلاعات را با یک نظام انتقال الکترونیکی مبادله کند. یک شبکه مجتمع می تواند وظایف تمامی شبکه های اختصاصی را که در ظرف ده سال اخیر ایجاد شده اند و همچنین شبکه های مربوط به تلفن، تلکس، انتقال اطلاعات و شبکه های جدید محلی را بر عهده گیرد. (مؤمنی، 1380، ص 130 120)
اینترانت:
اینترانت شبکه کامپیوتری داخل سازمان است که متبنی بر فن آوری اینترنت و وب است تحت شبکه اینترنت، تصاویر و اسناد اطلاعاتی سازمان در شکل ابر متنی و ابر رسانه ای خود متشکل از اطلاعات فردی، جمعی و کاری است و از یک ساختار درختی که از یک تکه صفحه منشعب می شود برخوردار است. (Turban, 1996, P. 193)
منابع حاصل از اینترانت:
اینترانت نه تنها برای تهیه و آماده سازی اطلاعات در لحظه مفید است بلکه بر روی باز مهندسی فرایند ایفای فعالیتها نیز اثر می گذارد مانند:
1 خودکار سازی و خودکفایی در اطلاعات و فراهم کردن اطلاعات گسترده برای استفاده کنندگان که شامل امکانات مالی مؤسسات عالی و غیره است.
2 مدیریت نظام انبارداری و استفاده بهینه از آن درنظام مکان نما و نظامهای همراه با تعیین وضعیت موجودی، امکان نگهداری و فراهم کردن اطلاعات مربوط به قیمتها.
3 خرید و تامین بودجه مالی، شامل نرخهای تغییر و تسعیر ارز، نقدینگی و غیره.
معمولاً به دلایل ذیل اقدام به ساخت اینترانت می شود:
1 بهبود ارتباطات داخل سازمان
2 توزیع اطلاعات عمومی
3 توانمند ساختن کارکنان در استفاده از سوابق اقدامات انجام شده و پرونده ها.
(Turban, 1994. P. P: 193 - 201)
کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانها:
فن آوری اطلاعات در سازمانها دارای کاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این گونه کاربردها را به دو گونه طبقه بندی نموده اند:
الف کاربرد عملیاتی: استفاده از فن آوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فن آوری اطلاعات می نامند. تهیه لیست حقوق، صدور احکام کارگزینی، پیش بینی موجودی، برنامه ریز تولید و توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، تهیه صورتهای مالی و سود و زیان و دیگر وظایف تخصصی از جمله زمینه های کاربرد عملیاتی فن آوری اطلاعاتی هستند. در این سطح فن آوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش خودکار شدن کارها و امور اداری گشته و در نتیجه به انجام اقتصادی تر کارها و سرعت در انجام آنها می انجامد.
کاربرد عملیاتی فن آوری اطلاعات در سازمانها چهار پیامد عمده را در پی داشته است:
1 افزایش بهره وری
2 افزایش اثر بخشی از طریق کاهش هزینه های عملیاتی که این کاهش از چند جهت امکان پذیر می گردد. با ورود فن آوری اطلاعات به سازمان نیاز به نیروی انسانی کاهش می یابد. فن آوری اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی سبب کاهش هزینه های عملیاتی می گردد، و نیز موجب کاهش سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید می گردد.
3 ارائه روشهای کنترل فعالیتهای منابع انسانی
4 افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفتهای حاصله در کنترل کیفی و نوآوری
ب) کاربرد اطلاعاتی:
کاربرد اطلاعاتی فن آوری اطلاعات سبب تسهیل در جمع آوری و ذخیره و انتشار اطلاعات می گردد. به عبارت دیگر اگر رایانه و دیگر فن آوریهای عملیاتی در نقش کاربرد عملیاتی بعنوان یک عنصر و عامل اصلی در جمع آوری، انتقال و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان کمک می نماید. برنامه ریزی آموزشی، تحقیقات بازار، تحقیق در عملیات، پیش بینی فروش و ... از جمله زمینه های کاربرد اطلاعاتی فن آوری اطلاعات می باشند. کاربرد اطلاعاتی فن آوری اطلاعات نیز چهار نتیجه در پی دارد:
1 کمک به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان
2 افزایش هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان
3 دستیابی به سیستمهای اطلاعات مدیریت استاندارد و پیشرفته.
4 تامین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سریع و دقیق.
(غفاری مؤید، 1379، ص 47)
ناخشنودی از فن آوری اطلاعات در سازمان:
از آنجایی که فن آوری اطلاعات ستون فقرات پردازش اطلاعات در سازمانهای امروزی بحساب می آید. احتمال و ریسک ناشی از کاربرد این فن آوریها در سازمان را نیز همیشه باید مد نظر قرار داد. اگر چه طبق قانون مورفی هیچ سیستمی را نمی توان طراحی نمود که کاملاً عاری از خطا و اشتباه باشد اما با وجود این سازمانهایی که مبادرت به خرید تجهیزات در زمینه فن آوری اطلاعاتی می کنند باید قبل از رسیدن به مرحله اجرا و اقدام برای عمل کاملاً نقاط و مواردی را که امکان خطا در آن وجود دارد شناسایی و روی آنها دقیقاً برنامه ریزی کنند.
یک نمونه: در سال 1993 یک موسسه مطالعاتی دولتی همراه موسسه I. C. L و مرکز مطالعات ملی کامپیوتر در رابطه با فن آوری اطلاعاتی، 850 شرکت را مورد مطالعه و بررسی قرار دادند. براساس نتایج و یافته های مطالعاتی این گروه مشخص شد که حدود 80 درصد شرکتهای مورد بررسی از اختلالات ناگهانی که در سیستمهای کامپیوتری آنها بوجود می آید. در رنج هستند، هزینه این قبیل اختلالات کامپیوتری سالانه حدود 15 میلیارد پوند برآورد شده بود. مهمترین درس این مطالعات و بررسیها این نکته است که با عرضه امکانات تکنولوژیک در زمینه سیستمهای اطلاعاتی، پردازش و سیستمهای شرکت نیز باید مورد بازنگری قرار گیرد و برای محافظت سازمانها در قبال اختلالات و خرابیهای پیش بینی نشده سیستمی اقدامات پیشگیرانه صورت بگیرد.
معمولاً خطرهای مختلفی سیستمهای اطلاعاتی سازمانها را تهدید می کنند:
قطع برق
آتش سوزی و حریق
ویروس های کامپیوتری
سرقت و سوء استفاده اطلاعاتی
اختلالات سخت افزاری و نرم افزاری
اختلالات ارتباطات خطوط شبکه
1 کنفرانسهای صوتی
2 واژه پردازی
3 سیستم های پردازش الکترونیکی
4 پست صوتی
5 روزنگار الکترونیکی
6 بازیافت اسناد
7 انتقال از طریق پست تصویری
8 نمودارها
9 آگاهی گروهی
(رضائیان، پیشین، ص 26)
اولین کاربردهای اتوماسیون در کارخانه ها در اواخر سالهای دهه 1950 شروع شد. در آن موقع ماشین آلات چنان طراحی شد که بتوانند بوسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند. با این کنترل ماشین آلات هایی طراحی گردیدند که مستقیماً با مینی کامپیوتر و کنترل شماره مستقیم، اداره می شوند. امروزه نیز رباطهای کارخانه ای و تولید با کامپیوتر CAM و طراحی با کامپیوترCAD به اتوماسیون کمک کرده است. منشاء اتوماسیون اداری به اوائل دهه 1960 بر می گردد که مؤسسه آی. بی. ام، اصطلاح کلمه پردازی یا تایپ را برای توصیف فعالیت پخش ماشین تحریر الکتریکی خود بکار گرفت. اولین اثر مملوس این مفهوم در سال 1964، هنگام ارائه یک ماشین جدید بنامMT / ST شکل گرفت. در این اثر هنگامیکه یک نمونه نامه تایپ می شد، بر روی نوار ضبط می گردید. این نامه می توانست بارها از روی نوار تایپ شود.
در طی سالهای بعد سایر تکنولوژی ها در امور اداری بکار گرفته شد که بعضی با کامپیوتر و بعضی بدون آن بود. بدنبال این بحث می توان تعریف اتوماسیون اداری را چنین عنوان نمود. (چهار سوقی، 1380)
عمدتاً چهار گروه از اتوماسیون اداری استفاده می کنند. مدیران، اشخاص متفکر، منشی ها و کارمندان دفتری. اشخاص متفکر یا حرفه ای کسانی هستند که سایرین را اداره نمی کنند، اما در ارائه نوعی مهارت خاص همکاری دارند که آنها را از کارکنان دفتری و منشی ها متمایز می سازد. اشخاص حرفه ای معمولاً حقوق دریافت می دارند در صورتی که به منشی ها اغلب بر مبنای کار ساعتی، پرداخت صورت می گیرد. همچنین اصطلاح کارمند حرفه ای به مدیران و اشخاص حرفه ای که دانش آنها کمک اصلی را به فعالیتشان می نماید، نیز اطلاق شده است.
اتوماسیون می تواند تهیه مکاتبات ارسالی برای کارکنان متفکر را آسان تر سازد. بطور مثال: کارکنان و یا منشی های ایشان می توانند با استفاده از کلمه پردازی، نام ها و یادداشتها و گزارشات را تهیه کنند. البته مکاتبات ارسالی یک شخص، مکاتبات دریافتی شخص دیگر است. اتوماسیون اداری به عنوان وسیله ای برای مکاتبات دریافتی و ابزاری در کسب اطلاعات جهت حل مساله می باشد و دریافت کننده به راحتی می تواند از کیفیت برتر مستندات استفاده نماید. (مک لوید، 1372)
سیستم اطلاعاتی عملیاتی TPS
این نوع از سیستم های اطلاعاتی، ابتدایی ترین سیستمهای اطلاعاتی هستند و برای اولین بار در دهه 1950 در بخش حسابداری شرکتهای بزرگ ایجاد شدند، سیستمهای پردازش عملیات روزانه را کنترل و پشتیبانی می کنند.
(Sen and others, 1990, P: 86)
در کل دو نوع سیستم اطلاعاتی عملیاتی (TPS) می توان مشاهده کرد:
1 سیستمهایon - line که شامل یک ارتباط مستقیم بین کاربر و برنامه TPS
2 سیستمهای Batch که رخدادها در آن با هم گروه بندی می شوند و به عنوان یک واحد پردازش می شوند.